ファイリング　オフィスセキュリティマーク

ファイリングシステムは重要な文書、書類の管理に欠かすことの出来ないシステムです。
重要書類の紛失，盗難防止や、早期発見に役立ちます。

長所

• 背ラベルが大きいのでタイトルが大きく見やすい。
• なじみ深い、昔からのやり方であるのでスタートしやすい。
• 頑丈で長持ち。用品としてはロングライフ。
• 書類をとじる際に順番が狂わない。時系列のままの管理が可能である。
• コピーがとりにくいので文書増加の抑制が可能。
• 文書の紛失が少ない。

短所

• いちいち穴を開けるのが面倒。
• ファイルの中身の多少にかかわらず、ファイル分のスペースが必要。
• ボックスファイルと同様に文書が急激に増加すると、タイトルと中身が矛盾しやすくなる。
• ファイル自体は中分類で中仕切が小分類になり、文書の出し入れが面倒。ただし、AZファイルは途中からの抜き差しが可能。
• 新規の分類を増やすのが面倒。
• ウツシカエやオキカエがファイル単位になる場合をのぞき、サイクル管理には不向き。
• 廃棄期限がきても概して書類は残ってしまう。

長所

• 1件に1フォルダーで管理しやすい。書類やフォルダーの増加にも柔軟に対応可能。
• 文章を綴じないため廃棄がしやすい
• 初期投資を除き、用具の維持費は一番廉価である。
• フォルダーの厚み以外は全部書類であり、アソビは不要。他のシステムより格段に収納効率が高い。

短所

• 維持することに努力が必要。
• 専用のキャビネットが必要であるため初期投資が高額。
• 分類が体系的であるので一覧性や視認性に欠ける。
• 少数のルール破りが致命傷になりやすい。

長所

• 文書を分類しやすい
• 文書分類を細分化できる。
• 一覧性や視認性に優れている。
• フォルダーなので文書の出し入れが容易。
• 資料やカタログ、雑誌やサンプルまでタイプ可能。
• 前後の表示面を保管用・保存用とで使い分けることで、箱ごとの保存が可能。
• 保存時にも保管時と同じ状態で検索ができる。

短所

• 文書量の増加を見込んだ余裕が必要でスペース効率がやや劣る。
• 予測外の文書量の増加に弱く、分冊になれば体系が崩れやすい。
• 時間の経過に伴い、ボックスの表示と中身が矛盾することが多くなる。